Organismes de formation
La gestion administrative d’un organisme de formation regroupe l’ensemble des tâches liées à l’organisation, au suivi et à la conformité des actions de formation.
Elle comprend la gestion des inscriptions, des conventions, des émargements et des attestations de fin de formation.
Elle veille également au respect des obligations légales, notamment la certification Qualiopi, la facturation et le suivi des financements.
Enfin, elle assure la coordination entre les formateurs, les apprenants et les organismes financiers pour garantir le bon déroulement.
Que vous soyez prestataire, organisme de formation ou formateur indépendant, je vous accompagne dans le suivi des actions de formation, de l’inscription à la facturation, dans le respect des normes Qualiopi.
Cela comprend également la création, la centralisation et la gestion des documents pédagogiques, des supports de cours, ainsi que la gestion des inscriptions et des évaluations des stagiaires.
Communication / support pédagogique
Cela peut concerner la création d’un guide du candidat ou un bien un livret d’accueil qui sera remis en début de formation à chaque apprenant.
Pour le formateur, je peux créer ou refaire vos visuels pour vos différents supports de formation en fonction de ce que vous recherchez à l’aide des outils CANVA et GENIALLY.
Inscription et suivi de la formation
Il s’agit de récupérer toutes les informations nécessaires des bénéficiaires de la formation, afin d’établir les conventions de formation, les devis, de vérifier les formes de financement possibles et d’élaborer un suivi des candidats à l’aide d’outils de gestion.
De plus, je peux inscrire les participants sur la plateforme LMS que vous utilisez et ainsi m’occuper de télécharger les différents relevés, que ce soit de fréquentation sur la plateforme, que des relevés de connexion.
Je m’occupe également d’envoyer les convocations aux stagiaires ainsi que le règlement intérieur, le programme de formation et de suivre le retour de tous les documents nécessaires au bon déroulement de la formation.
Gestion des dossiers
Je peux m’occuper de la gestion des dossiers sur les différentes plateformes telles que Queoval, Digiforma, EDOF….
Clôture de la formation
Il s’agit là, d’établir les certificats de réalisation pour les financeurs, mais aussi de transmettre les questionnaires de satisfaction aux différentes parties prenantes puis les analyser.
Ma mission est également d’éditer les attestations de fin de formation et de les transmettre aux candidats.
Suite à cela, je peux, si besoin, éditer les factures suivant les situations.
De plus, la gestion administrative s’étend souvent à la gestion logistique des formations.
Cela implique la réservation des salles, la coordination des intervenants, la gestion des plannings, la logistique matérielle (supports de cours, matériels pédagogiques), ainsi que la prise en charge des aspects liés à la restauration et à l’hébergement pour les formations en présentiel.